[New Update] 구글 드라이브, 파일의 이력 확인기능 추가

구글 드라이브에 개인적으로 반가운 기능이 추가되었습니다. 파일들에 대해서 변경이력 확인이 가능해졌다는 것인데요 Activity Stream 이라 합니다.

반가운 이유는 이 기능을 요구하는 고객사나 문의/상담 과정에서 자주 필요로 한다는 이야기를 들어왔기 때문입니다.

구글 드라이브는 팀원과 파일을 공유하고 함께 편집 등을 할 수 있는 도구입니다. 클라우드의 안정적인 공간에 중요 업무 파일을 작성하기도 하고 업로드 하여 타인과 공유하면 편리하기는 하지만 한 가지 문제가 있습니다.

회사 내 중요한 파일일 경우 보안상 관리자가 모니터링 할 필요가 생기는 것입니다.

그런데 구글 드라이브 기본적인 권한은 소유자 – 파일 작성자, 업로드 한 자 – 가 전권을 갖게 됩니다. 즉 시스템 관리자라 하여도 해당 문서를 삭제하거나 권한 변경, 공유 등을 마음대로 할 수 없다는 것이죠.

여기서 문제되는 것은, 구글은 문서를 생성한 사용자가 그 문서의 주인이므로 모든 권한을 갖고 제어하는 것이 맞다고 하여 이렇게 하였지만 기업 정서로는 문서의 작성자보다 시스템 관리자의 권한이 더 상위에 있어야 합니다. 아무리 사용자가 업로드하고 작성하였다 하여도 회사 인트라넷에 있는 자료는 시스템관리자가 마음대로 할 수 있기를 바랍니다. 이런 분들께 구글 드라이브의 권한체계를 안내드리면 당혹해 하십니다.

그래서 대안으로 안내드리는 것은 중요 파일들에 대해서 이력을 확인하는 것입니다. 누가 언제 그 파일을 작성/업로드 했고 조회나 편집을 했는지는 Third-Party 제품을 통해서 가능했습니다. 이를테면 아래 제품들입니다.

Flash Panel

⬇︎ 플래시 판넬의 드라이브 모니터링 화면

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Google Audit Tool (GAT)

Google Audit Tool은 Flash Panel 보다 세부적인 이력확인이 가능합니다.

⬇︎ Google Audit Tool 초기화면. 모니터링이 가능한 메뉴가 나타납니다.

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⬇︎ 드라이브 파일들의 세부 이력 확인 가능

 

 

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이제 이런 기능을 구글 드라이브에서 자체적으로 활용이 가능해졌습니다.

구글 드라이브 메인 화면에서 우측 ⓘ 버튼을 누르면 오른쪽 세부내용 패널에서 현재 선택한 파일이나 폴더에 액션 내용과 액션을 취한 사람들이 표시됩니다. 파일 생성, 편집, 폴더 이동 등이 표기되며 파일의 소유자가 접근 권한을 변경하는 경우 권한이 제거된 사용자에게는 취소선으로 표기되어 권한이 부여되었다가 해제된 사용자 확인이 가능합니다.

 

 

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이로서 중요한 파일이나 관심 파일에 대해서 접근하고 있는 사용자가 어떤 액션을 취하는지 쉽게 파악이 가능하며 보안 측면에서 매우 중요한 기능입니다.
  

 

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그리고 이 기능은 지난 달 발표된 것이지만, 폴더명에 마우스를 올리면 드롭다운 메뉴가 있습니다. 여기서 폴더명 바꾸기, 공유, 그리고 폴더 이동 등이 가능합니다. 또한 공유폴더에서는 해당 폴더에 접근권한이 있는 사용자의 프로필 사진이 우측 상단에 표기됩니다.

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이 기능이 발표된 것은 엊 1월 15일 이었는데 어제는 확인이 안됐습니다만 오늘 드라이브에 신규 적용되었습니다.

 

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