[New Update] Gmail과 캘린더 take-out 서비스

예전부터 컴퓨터를 사용하는데 있어서 백업의 중요성은 여러번 반복하여 말해도 지나치지 않았습니다.

메일 데이터를 예로 든다면, 우리는 대부분의 업무를 메일에 의지하여 수행하게 됩니다. 현재 재직중인 회사이던 이전에 근무했던 회사이든 동일 업무를 수행한다면 메일의 백업은 매우 중요한 일 중의 하나입니다.

Gmail 개인용의 저장공간은 15GB이고 기업용 Google Apps Gmail의 저장 공간은 30GB가 부여됩니다.

Google에서 대용량 저장공간을 제공하는 의도 중의 한 가지는 서버의 저장공간이 부족한 경우 로컬로 백업 받은 후 서버 메일을 삭제하는 것이 일반적인 모습입니다만, 그렇게 하지 말고 모든 메일을 서버에 보관하라는 것입니다.

이로 인해 과거 메일을 검색하느라 백업된 PST파일을 찾아 헤매이지 말라는 것이며 보다 빠르게 메일을 검색할 수 있도록 한 것입니다.

하지만 Gmail에 있는 데이터로는 안심할 수 없다거나 실수로 인한 데이터 삭제 (예: 아웃룩 다운로드 시 서버에 메일을 보관하는 옵션을 활성화 하지 않는 경우 다운로드 된 메일은 서버에서 삭제됨)를 대비, 혹은 다른 계정으로 메일을 옮겨야 한다거나 등의 경우 메일 데이터를 가지고 나가는 것 – take out – 이 필요하게 됩니다.

이전까지는 Gmail 용 백업 솔루션은 Gmail Backup이 무료로 제공되고 있었으며 기업용 Google Apps 상용 서비스는 Backupify, Spanning Backup 등이 있습니다. 이 서비스들은 모두 third-party 제품들인데 주로 유사시를 대비한 백업의 성격이 강한 것입니다.

금번 Google에서 서비스를 시작한 Gmail 과 캘린더 보관 서비스는 백업의 용도로도 볼 수 있지만 데이터 이관 (take-out) 성격이 더 맞다고 볼 수 있습니다. 아래 사용안내를 참조하시고 용도에 맞게 사용하시기 바랍니다.

Gmail 우측 상단 프로필 사진 클릭 > 계정 > 데이터 도구로 이동합니다. 아니면 바로 여기를 클릭하시면 됩니다.

⬇︎ [데이터 다운로드]를 클릭

 

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현재 take-out 서비스되고 있는 제품군이 나타납니다. [보관파일 만들기]를 클릭합니다.

아래 화면과 같이 take out대상을 선택하는 화면이 나타납니다. Gmail만 선택하여 진행해 보겠습니다.

 

⬇︎ [메일] 선택 후 [모든 메일] 혹은 [라벨 선택]

 

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⬇︎ 모두 선택 혹은 내보내고자 하는 라벨만 체크

 

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대상 서비스 선택 후 세부 옵션을 설정하여 [확인]을 누릅니다. 설정을 마쳤으면 [보관 파일 만들기]를 클릭합니다.

아래 화면과 같이 다운로드 안내 화면이 나타납니다.

 

⬇︎ [다운로드]를 클릭하면 데이터가 zip파일로 다운로드 됩니다.

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내보내기 메일 데이터는 MBOX 형태로만 되는데 이 파일 포맷에 대해서는 아래 내용을 참조하시기 바랍니다. (https://support.google.com/accounts/answer/3024195?hl=ko#gmail)

  • MBOX – mbox는 Microsoft Outlook 2011, Mozilla Thunderbird 및 Apple의 Mail 프로그램과 같은 일반적인 메일 클라이언트에서 지원되는 메일 메시지 저장 방식입니다. 이 파일은 위에 나열된 것과 같은 전용 메일 클라이언트에서 가장 쉽게 열립니다.
  • 기본적으로 Google에서는 모든 메일을 단일 mbox 파일로 제공합니다. 하지만 내보낼 라벨을 선택하여 각 라벨을 자체 mbox 파일에 포함시킬 수 있습니다. mbox를 자주 사용하는 메일 클라이언트로 가져오는 방법에 대해 자세히 알아보려면 위스콘신 대학교 매디슨 캠퍼스(University of Wisconsin-Madison)의 자습서 를 참조하세요.
  • Gmail을 내보낼 수 있는 횟수에는 제한이 있습니다. 하루에 3번, 1주일에 최대 7번까지 가능합니다. 대부분의 경우 문제가 되지 않을 것이라고 예상하고 있지만 혹시 문제가 되는 경우 알려주시기 바랍니다.
  • Gmail에서 라벨은 단일 메일이 아닌 전체 대화목록에 적용됩니다. 즉 여러 라벨을 내보내기로 한 경우 일부 메일의 중복 사본이 포함될 수 있습.
  • Gmail에서 메일을 내보낼 때 각 메시지의 라벨은 CSV 형식으로, X-Gmail-Labels라는 특수 헤더로 보존됩니다. 현재 이 헤더를 인식하는 메일 클라이언트는 없지만, 대부분의 메일 클라이언트에서는 이 데이터를 활용할 수 있는 확장 프로그램이 작성되는 것을 허용합니다.

 

MBOX 데이터를 가져오기 해보겠습니다. ( MAC OSX 환경)

Mail 앱을 실행 > 파일 > 메일상자 가져오기를 클릭합니다.

⬇︎ [메일상자 가져오기] 클릭

 

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⬇︎ [mbox 포맷의 파일] 선택

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⬇︎ 다운로드 한 mbox 파일 선택

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가져오기를 완료하면 내보내기 했던 메일 데이터를 무사히 가져오는 모습을 확인하실 수 있습니다.

윈도우 환경에서는 Outlook 2011 혹은 Mozilla Thunderbird 로 가져오기 할 수 있습니다.

 

참조하시기 바라며, take-out 서비스를 적절히 활용하시어 업무에 도움이 되시기를 바랍니다.